katerina.kalacova@gmail.com +420 604 106 906
Jak vést efektivní poradu
3.7.2017

Většina z nás ji někdy zažila. Poradu. V tom lepším případě byla rychlá, jasná, stručná a efektivní. V tom horším jsme se pronudili hodinou sezení a poslouchání něčeho, co se nás buď vůbec netýkalo, nebo bylo nezáživné, a přemýšleli jsme při tom o úplně jiných věcech. Výsledkem byla „čárka” pořádajícího a otrávené obličeje zúčastněných.

Znáte?

Může ale porada proběhnout tak, aby byla skutečně efektivní? Jak by taková porada měla vypadat?

 

Kdy

 

Je-li porada týdenní, je ideální uspořádat ji v úterý. V pondělí se ještě všichni vzpamatovávají z víkendu a prokousávají se emaily. Středa a čtvrtek už jsou polovina a skorokonec týdne a pátek je pro poradu naprosto nevhodný, to už jsou zase všichni v myšlenkách na chalupě. V úterý by už měli být všichni v pracovním nasazení.

Pokud jde o čas, je ideální dopoledne – jsme většinou čerství. Před obědem začínáme být agresivní – klesá nám hladina cukru v krvi a těšíme se na pauzu. Po obědě máme útlum a ve čtyři odpoledne už se vidíme doma s dětmi. Naprosto nevhodný je pátek v pět odpoledne. Z vlastní zkušenosti můžu potvrdit, že jediné, po čem budete toužit, je účinná zbraň, která zneškodní nepřítele v podobě nešťastníka stojícího u flipchartu.

 

Co

 

O čem to má být? Stanovte si program porady a předem ho rozešlete jejím účastníkům, aby věděli, o čem se bude mluvit a mohli se na to připravit. Případně aby mohli přidat do programu další body, které jim přijdou důležité. Stanovte termín pro zaslání připomínek k programu či dodání nových bodů. Nikdo pak nebude překvapený tím, o čem se mluví, a nebude se moct vymlouvat, že o tom nevěděl. A porada bude hezky odsýpat.

 

Kdo

 

Při každé poradě určete člověka, který ji povede. Ten je potom zodpovědný za její průběh, zahrnutí všech bodů z programu a především za zápis (pokud neurčíte jiného zapisovatele). Ne vždy musí poradu vést šéf. Naopak. Pro posílení morálky v týmu je více než vhodné, aby se osoby, které poradu vedou, střídaly. Pro šéfa je to osvěžující změna a členové týmu získají pocit, že s nimi v týmu počítáte a že si jich vážíte natolik, abyste jim svěřili tak důležitý úkol.

 

Jak

 

Osobně, nebo on-line? Funguje obojí. Sama jsem zažila porady v zasedačce s lokálním týmem, porady v zasedačce s globálním týmem (půlka seděla na židlích v Brně, druhá půlka na druhém konci Evropy) i porady přes Skype nebo Google hangout. On-line porady jsou náročnější na udržení pozornosti a naslouchání druhým a o to víc je u nich důležitá role moderátora. Jejich nevýhodou je, že si nevidíte do obličeje a nemůžete se orientovat v řeči těla. Tohle však může eliminovat například videokonference.

 

Zápis

 

Za mě asi nejdůležitější bod. Forma zápisu může být různá. Může to být jednoduchý dokument, který si následně rozešlete emailem. Nebo to může být více či méně sofistikovaný dokument nebo tabulka, kterou si buď rozešlete nebo nasdílíte, je-li to například Google dokument. Důležité je, aby zahrnoval body, které jste společně probrali, úkoly, pokud jste si nějaké zadali, osoby zodpovědné za tyto úkoly a termíny, do kterých je splníte. Zápis nezapomeňte účastníkům porady rozeslat a dát jim možnost se k obsahu vyjádřit.

 

Tipy a triky

 

  • Pokud máte v týmu člověka, který by svým ústním projevem probudil i mrtvého, ale organizace a dodržení časového plánu mu moc nejde, klidně mu vedení porady svěřte, ale počítejte s tím, že ho budete muset usměrňovat.

 

  • Na začátku porady si řekněte, proč jste se sešli a co je cílem porady. Rámcově si vymezte, kolik času spolu strávíte a kam byste měli společně dojít.

 

Příklad

Dobré ráno kolegové, vítám vás na dneší poradě.

Máme na sebe šedesát minut. Cílem dnešní porady je, abychom projednali obchodní výsledky za poslední čtvrtletí, a kromě toho máme na programu pět nových bodů. Na úvod si krátce projdeme, jak jsme na tom od poslední porady, které úkoly jsou stále otevřené a které jsou uzavřené a potom přejdeme k těm výsledkům. Na konec probereme body nové.

Pokud budete mít jakékoliv dotazy nebo připomínky, ptejte se rovnou, nemusíte čekat až na konec.

Budu ráda, pokud budete všichni věnovat pozornost tomu, o čem budeme mluvit, a zapojíte se do diskuse.

A úplně na závěr pro vás mám malé překvapení. :-)

 

  • Dejte prostor každému členu týmu. Vybízejte své kolegy, aby se k tématu vyjádřili, žádejte je o zpětnou vazbu. Nezapomeňte přitom na aktivní naslouchání, neskákejte si vzájemně do řeči, naopak respektujte, že druzí mohou stejnou věc vidět jinak. Oceňujte jiný úhel pohledu a berte v úvahu všechna nabízená řešení.

 

A nezapomeňte, že nejde o život, ale o efektivní spolupráci!

 

  •  
  •  
  •  
  •  
  •