katerina.kalacova@gmail.com +420 604 106 906
Proč je důležité sdílení informací?
18.5.2017

Pokud chceme, aby projekt šlapal jako hodinky a my dosáhli stanoveného cíle, a nejsme-li na to sami, potřebujeme sdílet a vyměňovat si informace. A tady se vždy vyplatí jasná a otevřená komunikace.

 

Jak na ni?

 

1. Neočekávejte a nepředpokládejte

Znáte to: ale já jsem očekávala, že to uděláte. Ale já jsem předpokládala, že víte, co máte dělat. Neuděláme a nevíme. Nemáme křišťálovou kouli. Sdílejte, vyměňujte, předvídejte a neočekávejte, že si ostatní něco domyslí, nebo si to zjistí někde jinde.

 

2. Dohodněte se

Na začátku všeho (projektu, spolupráce, poptávky, dodávky) si sedněte a dohodněte se. Na všem. Kdo, co, kdy, kde, jak, za kolik a za jakých podmínek. Pokud to neuděláte, vrátíte se do bodu 1 a neposunete se nikam. Dosáhnete jenom rostoucí frustrace v týmu a to vám nepomůže.

 

3. Vymezte kompetence a zodpovědnosti

Při domlouvání podmínek (spolu)práce si také určete, kdo bude dělat co. Rozdělte si funkce a kompetence a řekněte si, kdo bude za co zodpovědný. Ušetříte si spoustu pozdějších výmluv typu „To jsem já dělat neměl.” A kdo tedy?

 

4. Zapište to

Ústní dohody jsou fajn, ale když přijde na lámání chleba, jsme schopni zapřít i vlastní babičku. Co je psáno, je dáno, nebojte se „hodit to na papír” (třeba v podobě Rámcové smlouvy o spolupráci). Upravit se to dá vždycky.

 

5. Zvolte si způsob výměny informací

K dispozici máte řadu cest a nástrojů:

– stará dobrá klasika (tužka, papír, email)

– moderní on-line vychytávky (sdílené Google dokumenty, aplikace typu Trello, atd.)

– setkávání „tváří v tvář” (o fenoménu porady bude některý z příštích článků)

 

Pokud jde o porady, zdůrazňuji bod 4 – nezapomeňte na zápis! A sdílet a sdílet, ať to všichni ví a nemůžou se vymlouvat, že zápis nečetli.

 

6. Najměte hlídacího psa

Jinak řečeno si zvolte zástupce, který bude kontrolovat, případně připomínat dohodnutá setkání a v případě změn hbitě informuje všechny ostatní. Není nad to čekat v osm hodin večer na společný Skype a zrušit kvůli tomu návštěvu divadla a ono nakonec jaksi nic, protože…

 

7. Domluvte se na úložišti dat

Kdo, kdy a kam bude informace ukládat a archivovat? Jeden člověk? Všichni zároveň? Kdo archiv povede? Na externím disku? V cloudu? Nebo jak tedy? Zkuste předejít zmatku a následnému pátrání po tom, kdo má heslo k administraci webu a jak se dostanu k fotkám v archivu. V archivu? My nějaký máme?

 

8. Aktualizujte

Není nic staršího než včerejší noviny a archiv, který nikdo nespravuje a nedoplňuje novými informacemi. Tady se můžete inspirovat bodem č. 5 a určit osobu zodpovědnou za aktualizace dat. Nastavit můžete taky jejich četnost a způsob, jakým se o tom dozví zbytek týmu, a také to, zda a za jakých podmínek budou mít jednotliví členové možnost se ke změnám vyjádřit.

 

9. Stanovte pravidla hry

Řekněte si, kdo bude mít přístup k jakým informacím a co s nimi může dělat: všichni ke všemu, jenom někdo někam? Co se stane, když se něco změní? Co všechno musím komu říkat? Ušetříte si nepochopení a novou dávku frustrace.

 

10. Hrajte férově

Pracujete-li na projektu jako tým, máte stejný cíl. Měli byste vědět, co děláte, proč to děláte, kam jdete a jak to vše zapadá do společného kontextu (viz bod 2). A jakékoliv zákulisní dohody tady nejsou na místě. Pokud takové uzavíráte, stejně to dřív nebo později praskne. A v sázce je vaše dobrá pověst. Vaše, týmu i celého projektu.

 

11. Dávejte si zpětnou vazbu

Něco se nepovedlo? Co a proč? Co jsme mohli udělat jinak a co můžeme udělat pro to, aby se to nestalo znovu? Nebojte se říkat si, co nefunguje. Je to jediný způsob, jak to příště udělat líp. Chybami se člověk sice učí, ale dvakrát opakovaná, stejná chyba už je záměr.

 

12. Ptejte se

Lidem ve svých týmech jsem vždy říkala, že žádná otázka není hloupá. Je lepší se zeptat dvakrát, než něco udělat jednou a špatně jen proto, že jsem se buď zeptat bála, nebo jsem si myslela, že všechno zvládnu na první dobrou, ale chyběly mi znalosti nebo zkušenosti.

 

Zkrátka a dobře:

 

Výměna informací a jejich sdílení jsou klíčové v každém projektu. Člověk, který  „velí”, by měl být vždy o krok napřed a neměl by se nechat zaskočit signály, že je něco špatně. Víc než kde jinde je právě tady na místě důkladná prevence.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •